Fallbeispiel 03 Radikaler Systemwechsel im Handelskonzern

Das Unternehmen arbeitete seit über 30 Jahren mit einem eigenentwickelten ERP-System, das ständig aktualisiert wurde. Doch die Schwierigkeiten mit dem System wurden immer größer, ein Update irgendwann unwirtschaftlich. Eine große Aufgabe für den Vorstand, bei dem völlig unterschiedliche Anforderungen und Analysen von verschiedenen Seiten zusammenliefen:

Das Team „Business Development“ lieferte Ideen für ganz neue Geschäftsmodelle und Märkte, der Vertrieb forderte neue Vertriebswege, und interne Abteilungen fokussierten sich auf Einsparpotenziale. Zudem lieferten die Mitarbeiter am POS eine lange Liste mit allem, was Kunden heute erwarten.

Prozessmanagement als runder Tisch

All das neben dem Tagesgeschäft zu filtern – ein Ding der Unmöglichkeit! Die UWS Advisors wurden beauftragt, mit ihrem Wissen über Organisation und IT sinnvolle von weniger sinnvollen Maßnahmen zu trennen und klare Prioritäten zu setzen.

Prozessverantwortung, wo sie hingehört

In der Umsetzung sollte sodann eine dezentrale und flexible Struktur für schnelle Anwendung sorgen. So wurden Prozessverantwortliche aller Bereiche identifiziert und mit dezentralen kleinen Projektteams ein übergreifendes System geschaffen, das rasch hohe Akzeptanz fand. Alle hatten Freude an der gewonnenen Klarheit und den messbaren Verbesserungen.

Realität ist der beste Motor

Jetzt stand allen Beteiligten eine systematisierte Prozesswelt mit den aktuellen Abläufen, Verantwortlichkeiten, Informationsflüssen und zu nutzenden IT-Lösungen zur Verfügung. Der Vorstand gewann Entscheidungssicherheit durch klare Kennzahlen und eindeutige Abläufe.

Mittlerweile ist das System etabliert, und jeder Veränderungsvorschlag unterliegt einer konkreten Prozesszuordnung und somit auch Verantwortlichkeit. Wirtschaftliche Begründungen bei Vorhaben sind keine wagen Abschätzungen mehr, sondern basieren auf dem realen Bild der Unternehmung.