Konzeption und Entwicklung eines Vertragsmanagementsystems

Die immer weiterschreitende Umstellung von papierbasierten auf elektronische Dokumente stellt auch neue Herausforderungen an die Anwendungssysteme. Ist die einfache Abspeicherung in Standardsystemen bereits weitgehend optimiert, sind die Ablagestruktur, Einbindung in Arbeitsprozesse und die Suchmöglichkeiten meist optimierungsbedürftig.

 Ausgangssituation
Unser Kunde führte ein Archivierungssystem für alle elektronischen Dokumente im Unternehmen ein. Dies bedeutet für das Vertragswesen, dass alle Verträge jeglicher Art eingescannt und im System abgelegt werden. Eine grundsätzliche Verwaltung der Verträge bzgl. Laufzeiten, Wiedervorlagen, Prozessinitiierung u.ä. wurde aber im ersten Schritt nicht umgesetzt.

Anforderung

  1. Webbasierte Softwarelösung zur Verwaltung aller Vertragsstammdaten
  2. Wiedervorlagemechanismen zur Initiierung von Prozessen
  3. Komplexes Berechtigungswesen für die Benutzer

Lösung
Zuerst wurden das bestehende Dokumentenmanagementsystem analysiert und alle Anforderungen der Anwender aufgenommen. Darauf basierend wurde eine webbasierte Anwendung zur Verwaltung aller Verträge im Unternehmen entwickelt, die eine entsprechende Schnittstelle zum Archivsystem beinhaltete. Jetzt ist es allen Mitarbeitern an allen Standorten möglich, jeden Vertrag und die Stammdaten einzusehen, sofern Sie dazu berechtigt sind.

Zielgruppe / Einsatzgebiet
Unternehmen im Gesundheitswesen
Einsatzgebiet: Deutschland

Vorgehensweise / Methode
Methode: Konzeptworkshops mit Beteiligten aus allen Bereichen
Lösung: Microsoft ASP.NET-Lösung, JAVA Schnittstellen
Datenbank: Oracle 9, IBM DB2
Schnittstellen: IBM Content Manager, Microsoft Active Directory